【2026 파일 관리】SharePoint 버전 기록: 500개 상한 + 자동 삭제 설정의 숨겨진 비용
Microsoft가 2024년에 IT 관리자에게 스토리지 절약 버튼을 제공했습니다. 누르기 전에 무엇을 잃는지 알아야 합니다.
“어제 SharePoint에 자동 삭제 100을 설정했습니다. 오늘 고객이 ‘3개월 전 그 버전’을 묻습니다. 기록을 엽니다 — 최근 100개만 남았고, 그 전 250개는 Microsoft가 이미 삭제했습니다.”
이것은 버그가 아닙니다. Microsoft Learn 공식 메커니즘입니다 — 500 주요 버전 상한 + 2024년 말 출시된 자동 삭제 설정(500 / 100 / 50 / 만료일 컷오프 4단계). 이 글은 SharePoint 버전 기록의 3가지 메커니즘 + 자동 삭제 후 무엇을 잃는지를 분해하고, Keeply가 상한 초과 시나리오를 어떻게 받쳐주는지 보여줍니다.
목차
- Keeply가 SharePoint 기록을 자동 삭제로 잃지 않게 하는 방법
- SharePoint 버전 기록 3가지 메커니즘
- 500 주요 버전 상한: Microsoft 공식 숫자
- [자동 삭제 4단계: 500 / 100 / 50 / 만료일 컷오프 실제 비용](#자동 삭제)
- SharePoint 스토리지 할당량: 100으로 줄이면 얼마나 절약?
- Keeply 보완: SP 스토리지 계층을 가로지르는 Release 잠금 + 파일별 노트
- SharePoint에서 Keeply가 필요 없는 3가지 시나리오
- 자주 묻는 질문
Keeply가 SharePoint 기록을 자동 삭제로 잃지 않게 하는 방법
James는 중소기업의 IT 겸직 관리자입니다. 5인 팀이 SharePoint Online에서 proposal.docx를 공동 편집. 6개월 동안 200개 이상의 버전이 축적되었고, SharePoint 스토리지 할당량은 80%, 그는 방금 관리 센터에서 자동 삭제 100을 설정했습니다 — 다음 달 할당량이 안전 범위로 돌아갈 예정.
그러나 오늘 고객이 갑자기 “2월 14일 이사회가 승인한 그 버전"을 묻습니다. SP 버전 기록을 엽니다. 최근 100개만 남아있고, 2월 14일 버전은 이미 자동 삭제되었습니다.
Keeply에서는 이렇게 되지 않습니다. 같은 proposal.docx의 Keeply 타임라인:
“Client signed v2.3 — 이사회 승인"가 자체 행과 Release 태그를 가집니다 — James가 2월 14일 이사회 승인 후 Keeply 메인 창에서 “버전 저장"을 누르고 노트를 작성한 것:
“Client signed v2.3 — 이사회 승인"를 한 줄 작성하고 버전을 저장. 6개월 후 Keeply 타임라인에서 태그를 보면 바로 — SP 자동 삭제의 영향을 받지 않고, 자동 삭제되지 않습니다.
2가지 동작만:
- 저장 — Word에서 Ctrl+S, SharePoint가 클라우드에 동기화(평소대로), Keeply는 백그라운드에서 30분 내에 변경을 감지하고 자체 타임라인에 버전을 자동 저장.
- 마일스톤 태그 — 중요 순간(이사회 승인 / 고객 서명 / 출시)에 Keeply 메인 창에서 “버전 저장"을 누르고 노트 작성.
아래에서 SharePoint의 3가지 메커니즘을 분해 — 왜 자동 삭제 100 설정 후 250개 버전이 사라지는지.
SharePoint 버전 기록 3가지 메커니즘
SharePoint의 “버전 기록"은 실제로는 3가지가 하나의 용어에 혼합:
| 메커니즘 | 내용 | 한도 | 트리거 |
|---|---|---|---|
| 주요 버전 | 저장마다 완전 버전 | 500개 (MS Learn) | 저장마다 자동(기본) |
| 부 버전 | 초안 상태 | 511개(추가 풀) | 초안 저장 |
| 자동 삭제 설정 | IT 관리자가 더 엄격한 상한 설정 | 500 / 100 / 50 / 만료일 컷오프 | 관리 센터에서 설정 |
3가지 서로 다른 것 — 혼동하면 잘못된 계층을 검색하게 됩니다.
500 주요 버전 상한
Microsoft Learn: SharePoint Online 문서 라이브러리는 파일당 최대 500 주요 버전을 유지. 주요/부 버전 관리 활성화 시 부 버전 511개 추가.
상한에 도달하는 사람:
- 5인 팀이 제안서를 교대 편집, 하루 3회 저장 = 월 ~66 버전 → 약 7-8개월에 상한 도달
- IT 관리자가 정리를 위해 상한을 100으로 압축 = 상한 도달 속도 × 5
자동 삭제 4단계
Microsoft가 2024년 말에 버전 기록 자동 삭제 설정 출시. IT 관리자 선택:
| 단계 | 유지 버전 | 적합 시나리오 | 잃는 것 |
|---|---|---|---|
| 500(기본값) | 최근 500개 | 스토리지 여유, 완전 기록 | 501번째 저장 후 가장 오래된 1개 |
| 100 | 최근 100개 | 스토리지 빠듯 | 101번째 이후 가장 오래된 자동 삭제 |
| 50 | 최근 50개 | 스토리지 부족 | 대량 기록 손실 |
| 만료일 컷오프 | N일 이후 영구 삭제 | 법규 보존 시나리오 | 컷오프 이전 버전 복구 불가 |
아무도 쓰지 않는 핵심 리스크: 자동 삭제는 site-collection 레벨 설정. IT 관리자가 설정한 후 end user는 보지 못하고 알림도 없음. 3개월 후 어떤 버전을 찾을 수 없을 때 end user는 SP가 고장난 줄로 압니다.
SharePoint 스토리지 할당량: 100으로 줄이면 얼마나 절약?
proposal.docx 평균 1.5 MB × 500 주요 버전 = 750 MB / 1 파일. 500 활성 문서 × 750 MB = 375 GB → 1 TB tenant 상한에 근접.
자동 삭제 100 후: 1.5 MB × 100 = 150 MB / 파일 → 500 파일 × 150 MB = 75 GB → tenant 사용률 7.5%. 5배 스토리지 절약.
하지만: 기록의 80%를 잃습니다. 고객이 3개월 후 묻는 버전이 삭제된 400개 안에 있을 수 있습니다.
Keeply 보완: SP 스토리지 계층을 가로지르는 Release 잠금
James의 상황: 5인 팀 + SP 스토리지 빠듯 + 정리하고 싶지만 중요 버전 잃을까 두려움.
Keeply는 3가지를 하나의 도구로:
- Release 잠금: 이사회 승인일에 James가 Keeply “버전 저장"을 눌러 “Client signed v2.3” 태그 — 이 버전은 로컬 + Keeply 자체 백업 위치에 동결, SP 자동 삭제 영향 없음, 영구 보존
- 파일별 노트: 각 버전에 1-2줄 노트. 3개월 후 타임라인에서 “CFO 3차 수정”, “이사회 승인” 태그를 보면 SP 100개 중 어느 것이 어느 것인지 추측할 필요 없음
- 크로스 도구 이식성: Keeply는 SP에 의존하지 않음. James가 Dropbox / NAS로 전환해도 타임라인은 로컬 + Keeply 백업 위치에 남음
SP는 팀 협업 동기화 + 스토리지 100 압축 계속, Keeply는 무제한 파일별 버전 기록 + 중요 버전 잠금 제공.
5 인 협업에서 자주 마주치는 또 하나의 동작: 동료가 SP 위에서 같은 proposal.docx 를 수정해 두었고, 당신은 그 버전을 자기 로컬 편집본 위에 덮어 적용하고 싶다. Keeply 의 “동료 버전 적용” 대화창은 이렇게 뜹니다:
파란색 안내 줄을 주목해 주십시오 — 09:00 이후 당신이 로컬에서 한 편집은 덮어쓰지 않고 별도 버전으로 저장되며, 두 버전 모두 버전 기록에 남습니다. “최신_버전.docx” 를 메일로 주고받을 필요도 없고, 잘못된 버전을 덮어 자기 편집을 잃을 걱정도 없습니다.
SharePoint에서 Keeply가 필요 없는 3가지 시나리오
엔터프라이즈 컴플라이언스 아카이브. SOX, HIPAA, GDPR — Microsoft 365 Backup / Veeam / Acronis 사용.
500 버전 이내 + 자동 삭제 불필요한 개인 / 소규모 팀. 스토리지 할당량이 절반도 안 차면 자동 삭제 불필요 — SP 기본값 500으로 충분, Keeply 과잉.
100% 모바일 전용 워크플로. Keeply는 데스크톱 우선, 모바일 경량.
자주 묻는 질문
Q1: SharePoint는 파일당 몇 개? 500 주요 버전 + 511 부(주요/부 활성화 시).
Q2: 자동 삭제란? 2024년 말 Microsoft 기능, 4단계 IT 관리자 설정.
Q3: OneDrive와 같나? 기본 스토리지/메커니즘 동일, 사용 시나리오 차이.
Q4: 자동 삭제 후 6개월 전 버전? 외부 도구로 핵심 버전 보존 — Keeply Release 잠금.
Q5: 자동 삭제 사용하지 않으려면? 스토리지 구매 / 외부 도구.
Q6: Keeply와 충돌? 충돌하지 않습니다, 병행 실행.
더 보기
파일 버전 관리 완전 가이드 / OneDrive 버전 기록 / Excel 버전 기록 한계
James는 SP 관리 센터에서 자동 삭제 100을 설정했습니다. 다음 달 스토리지는 안전 범위로 돌아갑니다.
그러나 오늘 고객이 이사회 승인 버전을 묻습니다 — SP가 이미 그를 위해 삭제했습니다.
Microsoft는 트레이드오프를 문서에 적어두었습니다. SharePoint가 변하지 않는 것이 아니라, SP가 스토리지를 압축할 때 기록을 받쳐줄 도구가 필요합니다.
